Comment l’académie de Normandie fusionne les SI de deux académies

Pouvez-vous nous présenter l’Académie de Normandie ?

Jacky Galicher : L’Education Nationale, il faut s’en souvenir, représente la moitié de la fonction publique de l’État, 1,2 million de salariés. La Région Académique Normandie, quant à elle, dispose de 60 000 agents pour 600 000 élèves. Comme toutes les académies, elle s’occupe des établissements scolaires de la maternelle au lycée en passant par les écoles primaires et les collèges, à l’exclusion donc de l’enseignement supérieur universitaire. Cependant, le recteur d’une académie est aussi chancelier des universités et y exerce le contrôle de légalité.

Un recteur a rang de préfet pour tous les établissements scolaires où son rôle est de représenter le ministre de l’Education Nationale et le gouvernement, et où il met en œuvre la politique voulue. Il administre les établissements en partenariat avec les collectivités.

Le partenariat s’effectue avec les communes pour les écoles maternelles et primaires, les départements pour les collèges et les régions pour les lycées. Les collectivités concernées sont en charge des bâtiments et équipements, ce qui a des conséquences côté IT (l’équipement, c’est notamment les réseaux informatiques).

L’Académie de Normandie a été officiellement créée le 1^er janvier 2020 à partir des académies de Rouen et Caen. C’est la première fusion d’académies en France. Elle devrait être, d’un point de vue opérationnel, totalement achevée en 2024.

Côté IT, qu’impliquent ces partenariats et répartitions de compétences ?

Tout ce qui va concerner les infrastructures télécoms, les réseaux, etc. (y compris les serveurs associés), comme toutes les infrastructures permettant le fonctionnement des établissements, relève de la collectivité locale concernée (la commune pour la maternelle et le primaire, le département pour le collège, la région pour le lycée). Cela dit, le recteur de chaque académie est aussi l’autorité qualifiée sur la sécurité des systèmes d’information et va donc transmettre aux collectivités les spécifications à respecter sur ce sujet.

A l’inverse, la DSI est responsable, autant en mise en œuvre qu’en exploitation, des infrastructures des services administratifs (DSDEN, direction des services départementaux de l’Education Nationale), des CIO (centres d’information et d’orientation), des circonscriptions d’inspection de l’Education Nationale, des Greta (groupements d'établissements publics locaux d’enseignement de formation continue pour adultes), etc.

Pour nos datacenters, nous avons choisi de migrer vers celui du CRIANN (Centre Régional Informatique des Applications Numériques de Normandie), qui pilote aussi le réseau régional. Il s’agit d’une association réunissant diverses administrations situées en Normandie. Pour moi, il était essentiel que l’on ne perde pas la maîtrise des datacenters dans le cadre de la fusion des académies de Rouen et Caen.

Et côté applicatifs ?

Nous disposons de 185 applications académiques et de 300 applications nationales. Les applications nationales concernent, par exemples, l’affectation des élèves, la gestion des examens et concours, la gestion des personnels… Mais il reste des besoins non-couverts par celles-ci et qui, du coup, vont l’être par les applications académiques, par exemples la gestion des déclarations Covid, la gestion des sorties scolaires… Certaines applications nationales sont hébergées nationalement, d’autres le sont sur des datacenters académiques.

Du coup, la fusion des académies représente un travail colossal pour traiter les doublons applicatifs ou les doublons en termes de data. Et lorsque l’on a choisi une application unique, il reste à y fusionner des données dont la structure ou les clés d’index peuvent être incompatibles.

Comment se répartissent les responsabilités sur les outils des élèves ou du corps enseignant ?

La région achète chaque année 40 000 tablettes pour les élèves entrants au lycée. Nous avons une convention avec elle pour leur gestion. Par exemple, pour gérer le parc, il faut un accès à la base élèves de l’Education Nationale, gérée par l’académie sur un logiciel national mais la responsabilité des données relève de chaque chef d’établissement. L’Education Nationale gère Educonnect, notre « France Connect » à nous, qui permet de délivrer des identifiants pour chaque élève, y compris les accès au WiFi filtré de chaque établissement. L’Académie de Normandie est pilote national sur Educonnect.

L’ENT [Espace Numérique de Travail] est porté par les collectivités, là aussi dans le cadre de conventions avec l’Education Nationale.

ProNotes est un logiciel commercial acheté par chaque établissement pour assurer le suivi des élèves, leur emploi du temps, la gestion des absences avec alertes pour les parents…

Quant aux GRETA, ils s’auto-financent et sont responsables de leur parc informatique tandis que la DSI s’occupe des ordinateurs administratifs.

Quels sont vos défis du moment ?

Il s’agit très clairement de terminer la fusion des académies de Rouen et Caen. Une telle fusion constitue une première nationale. Si la création de l’Académie de Normandie a juridiquement pris corps le 1^er janvier 2020, il reste beaucoup à faire au niveau IT.

Par exemple, la gestion des personnels reste séparée entre Rouen et Caen jusqu’à la fin de 2022. La bascule s’effectuera en décembre, après les élections professionnelles. D’ici là, il faut préparer la fusion des bases RH, de l’active directory, de la messagerie, des annuaires LDAP, des portails applicatifs… La scolarité sera fusionnée courant 2023.

Il y a évidemment une évidente et nécessaire forte mobilisation des équipes pour réussir cette fusion.

Concrètement, comment procédez vous ?

Pour mener les opérations de fusion, j’ai été choisi comme DSI pour plusieurs raisons. Tout d’abord, même si je suis né dans la région, je venais de l’Académie de Versailles, donc ni de Rouen ni de Caen. De plus, je suis en fin de carrière, donc je n’ai plus d’enjeu à ce niveau, c’est mon dernier poste, et ma seule envie est d’atteindre les objectifs.

La DSI de la nouvelle académie représente une centaine d’agents, 60 à Rouen et 40 à Caen. La soixantaine de chefs de projets se réunissent toutes les semaines pour faire le point. Nous sommes également accompagnés par le cabinet Wavestone. Pour l’heure, tout se passe bien.

Quelque part, nous avons trois académies à gérer en ce moment : celles de Rouen et de Caen ainsi que la nouvelle, fusionnée. Si, à terme, les gains de productivité seront importants, pour l’instant, il y a un peu surchauffe, d’autant que les deux sites principaux sont distants de deux heures de transport.

Nous avons commencé par définir l’organigramme de la DSI cible, ce qui est terminé. Une fois les fiches de postes rédigées, chacun a postulé sur les postes qui l’intéressaient. Les deux sites faisaient strictement la même chose mais nous n’avons supprimé aucun poste. Il n’y a eu aucune mutation d’office. La DSI est désormais structurée en trois pôles : les opérations/production, le développement et les relations utilisateurs/partenaires. Les agents sont fiers d’être des pionniers et d’avoir amorcé ce projet en pleine crise sanitaire. Et nous n’avons eu aucune contestation syndicale pour la création de cette DSI unifiée, bien au contraire.

En tant que DSI, je suis le seul à communiquer avec les métiers en veillant à adopter un langage compréhensible par eux.

Un point important, c’est que la nouvelle DSI est orientée utilisateurs et non plus produits. Il nous reste à construire un catalogue de services avec des SLA, ce qui se fera en même temps que la fusion. Nous avons unifié l’ITSM car l’utilisateur se moque de savoir si son problème est réseau, logiciel ou lié à son poste. Il décrit son problème et, ensuite, c’est à nous de gérer. Il ne faut pas que chacun se renvoie la balle. L’artisanat a laissé la place à de l’industrialisation avec une expertise renforcée pour chacun.

Qu’est-ce qu’une telle révolution change en termes de management alors même qu’une crise sanitaire secouait le pays ?

A Versailles, la DSI disposait de 200 personnes sur trois sites. Ici, c’est 100 sur deux sites.

La situation a, bien sûr, amené un développement du télétravail et des visioconférences. Il y a également eu une nette évolution des pratiques managériales et organisationnelles, en lien avec ce développement du télétravail. Les réunions de deux heures qui ne servent à rien, c’est fini. Les vidéoconférences ont amené un sens de la réunion synthétique. Les réunions présentielles n’ont lieu que lorsqu’il y a nécessité de calages ou de recadrages.

Dans une telle situation, il faut absolument motiver les personnels en insistant sur les innovations réalisées. Par exemple, nous sommes pionniers, dans l’Education Nationale, sur la virtualisation des données, réalisée avec Tibco, technologie qui permet d’anticiper certains aspects de la fusion.