Nouveau collaboratif de Berre-L’Etang : open-source, local et souverain

Dans le département des Bouches-du-Rhône, la ville de Berre-L’Etang compte 14 000 habitants et 500 agents. Parmi ces derniers, 300 disposent d’un réel poste de travail. Les smartphones sont bien sûr bien plus fréquents. La commune a toujours choisi prioritairement des solutions open-source hébergées localement. Mais le collaboratif en place, basé sur Egroupware, ne répondait plus aux besoins : techniquement obsolète, pas adapté aux smartphones, gestion lourde des boîtes mail partagées (mails de services), limité en termes de fonctionnalités… Un renouvellement s’est donc imposé, d’autant qu’il était prévu de développer un nouvel intranet.

Pour la ville, il était en effet indispensable que tous les agents, même non dotés d’un PC, puissent accéder aux outils de collaboration comme un agenda partagé et, bien sûr, un mail. La municipalité a, un temps, envisagé de basculer sur Microsoft Outlook (d’une quelconque version, 365 ou non). Mais le choix d’une solution coûteuse sur abonnement, totalement propriétaire et a fortiori dans un cloud public américain rebutait. Outre les aspects juridiques et financiers, le choix même du cloud public a toujours été écartée par Berre-L’Etang pour une raison technique : la fibre (et donc le THD) est arrivée très tardivement dans la commune et la municipalité privilégiait donc des solutions strictement locales. « Nous avons gardé l’habitude » indique Florent Pianetti, Responsable de la Direction du Système d’Information et Transition Numérique (DSITN).

Une solution on premise et open-source

Plusieurs solutions ont donc été testées comme, par exemples, Zimbra et aussi la dernière version d’Egroupware. L’usage de l’open-source permet de tester des produits sans devoir « payer pour voir ». Florent Pianetti relève : « sans conteste, la solution Bluemind s’est révélée être la plus adaptée à nos attentes. » Auparavant, la création des comptes mail était manuelle. Désormais, la ville utilise Samba 4 AD comme annuaire LDAP et la gestion des utilisateurs est donc unifiée et centralisée.

L’installation a, bien sûr, été réalisée en local sur les infrastructures propres de la ville. « Nous disposons d’un site principal et d’un autre site répliqué en actif-actif ainsi que de deux autres sites en passif pour la sauvegarde » mentionne Florent Pianetti. Les datacenters fonctionnent avec des hyperviseurs Citrix Xen et propose une cinquantaine de serveurs virtuels Linux et une dizaine de serveurs virtuels Windows. Ces derniers sont utilisés pour des outils métiers lorsque ceux-ci sont dédiés à cet environnement. Plusieurs distributions différentes équipent les serveurs Linux. Ainsi Bluemind est installé sur Ubuntu tandis que NextCloud est sur Debian.

Un usage essentiellement en mode web

Comme avec l’ancien outil, Bluemind est utilisé par la majorité des utilisateurs en mode web. Il est rare qu’un agent utilise un client lourd sur PC, ce qui n’est justifié que lorsque la quantité de mails à traiter est importante. Le client lourd sur PC comme le client natif des smartphones des agents se connectent à Bluemind en utilisant, très classiquement, le protocole IMAP.

L’usage d’un logiciel libre vise évidemment, en premier lieu, à garantir une stricte indépendance vis-à-vis d’un fournisseur et pouvoir se passer aisément de ses services en cas de besoin. Mais, pour assurer les tests de migration, la migration, l’assistance, le support et l’accompagnement, la ville de Berre-L’Etang a préféré s’appuyer d’une part sur l’éditeur Bluemind d’autre part sur une ESN partenaire de celui-ci, basée à Toulouse, Human Connexion. Le contrat passé avec Bluemind est d’un coût de 24 000 euros sur trois ans avec 650 comptes. La prestation de l’ESN a été de l’ordre de 5000 euros.

L’accompagnement en priorité

Pour adapter le personnel aux évolutions des outils, la ville a institué les Mardis du Numérique. Il s’agit de sessions de formation aux différents outils ou bien de simples réunions d’information. La commune dispose d’un auditorium de 80 places généralement employé pour cela. En plus, il est toujours possible aux utilisateurs de demander des sessions de formation supplémentaires ou un accompagnement personnalisé. En 2023, plusieurs priorités ont dû être privilégiées comme Bluemind mais aussi le eParapheur de Libriciel et Nextcloud.

Les postes de travail, sous Windows, sont équipés de Libre Office et d’un accès à OnlyOffice en mode web, installé sur les serveurs de la ville, mais la formation à ces outils a dû être repoussée. Pour l’instant, les utilisateurs restent équipés de Microsoft Office 2019 installé sur chaque poste. Mais la commercialisation de ce produit devrait cesser. La bascule vers Office 365, donc dans un cloud public américain, reste exclue. La migration vers OnlyOffice sera nécessaire avec le déploiement d’une GED collaborative prévue en 2025.